נהל את הזמן שלך - ייעוץ מומחה
הזמן הוא אחד המשאבים החשובים ביותר שאנחנויש לנו שפע. והדרך בה אנו משתמשים בו תלויה בתוצאה שאנו מקבלים. רוצה ללמוד איך להקצות את הזמן שלך, כך אתה הופך להיות פרודוקטיבי יותר באותו זמן פחות עייף?
אנו נספר לכם על הכלים השימושיים ביותר לעבוד עם לוח השנה, המתואר על ידי דניאל בראון - מחבר "מקור האנרגיה".
עיקרון פארטו קובע כי העבודהלמלא את כל הזמן שהוקצו לו. לוח שנה הוא הכלי שלך לתקצוב זמן, ומאפשר לך להתמודד באופן יעיל עם כל עסק או פרויקט אתה עובד על. זמן בלתי מתוכנן, סביר להניח, יהיה עסוק בעבודה. השתמש בכללים הבאים כדי לעזור לך להשתמש ביומן שלך:
1. לוח השנה צריך לייצג תמונה אמיתית של איך אתה הולך להשתמש הזמן שלך.
זה צריך להיות מתוכנן כל מה שחשוב לך צריך לעשות. חריגה יכולה להתבצע רק עבור משימות קטנות שאתה מבלה פחות מ 15 דקות.
2. קח את הזמן כדי להגדיר תוכניות עבור ימים ושבועות ספציפיים.
תכנון מפורט מסייע לך לשמורריכוז על מה שאתה עושה ברגע מסוים, ולא לצאת מתוך לוח הזמנים. עדיף לתכנן את היום לפני הלילה הקודם, כאשר סיימת את העבודה שלך יש מושג מה צריך להיות מועבר למחר. ביצוע או להתאים את התוכנית בבוקר מומלץ רק אם בלילה אתה בא עם רעיון יצירתי או שאתה זוכר עניין דחוף.
3. להיפטר רשימת מטלות.
לאחר שכתבתי כל מה שאתה צריך לעשות על הנייר, אתהחינם את הראש, אבל הבעיה היא כי ברשימת המקרים שלך לא יהיה מוגבל מועדים ספציפיים, וכתוצאה מכך, אתה לא יודע מתי אתה יכול למלא אותם.
4. השתמש התראות עבור משימות קשורות קשר הדוק עם הזמן.
אם יש לך דברים לעשותבזמן מסוים, הפעל את ההתראה או את האות שמזכיר לך אותם. למרות שהתראות מסייעות לשמור על תחושת הזמן, עדיף לא להשתמש בהן במקרים שאינם קשורים לזמן, שכן אם תזכורות מתקבלות לעתים קרובות מדי, פשוט תפסיק להגיב עליהן.
5. לתזמן את הפתרון עבור משימות עם מועדים גמישים.
בדרך כלל דברים שאינם דורשים מהםעוסקת בזמן מסוים, לשים על רשימות, לעתים קרובות נשכח עליהם או הועבר למחרת. על ידי הוספת אותם בלוח הזמנים שלך, תוכל להגדיל את הסבירות של הפתרון שלהם. קח אותם לזמן שבו סביר להניח שתוכל לפתור אותם.
6. הפוך את לוח השנה החבר הכי טוב שלך.
גם אם אתה משתמש ביומן אלקטרוני עםלהגדיר התראות, אתה צריך מעת לעת להתייחס ליומן שלך. זה יאפשר לך לקבל מושג על היום הקרוב. אתה צריך להציג את לוח השנה לפחות פעמיים ביום. החשוב מכל, אם אתה מסתכל לתוך זה בכל פעם שאתה מסיים את הדבר הבא. מחק את המקרים שהושלמו או סמן אותם בצבע כדי לראות את העבודה עליהם הושלמה.
7. לשבור משימות גדולות לתוך אלה קטנים יותר ולתכנן את הפתרון שלהם.
לעתים קרובות כאשר עובדים על פרויקטים גדולים יכוליםנראה כי אנחנו לא צריכים לצפות כלום כי, וכך אתה יודע, את הצורך להתמודד עם בימים או בשבועות הקרובים. עם זאת, אם אתה לא מאורגן, אז מושג כללי של מה אתה עושה, ואת התאריכים המשוערים להכות על הפרודוקטיביות שלך, כמו גם היעדר מסגרת זמן בלוח הזמנים יגזול מכם תחושה של דחיפות. אל תלכו בדרך תוכל לעזור חלוקת הפרויקט לתוך תת פעילויות ופתרונות תכנון עבור כל אחד מהם על לוח השנה.
8. אל תשכח לספק הפסקות בין המקרים.
המכשול העיקרי בתכנון -חוסר ריאליזם. כאשר מתכננים משימות מבלי לקחת בחשבון הסחות דעת או הפסקות הנדרשות כדי לעבור למקרה הבא, אתה עלול לאבד את המיקוד, לצאת מן לוח הזמנים מול הצורך להדביק את שאר הזמן. עם הזמן, אתה מתחיל לחשוב כי התכנון לא עובד, ואתה מוותר על הרעיון של הבטחת הפרודוקטיביות. אם אתה נותן מנוחה, הפסקה לארוחת צהריים, זמן על הכביש והסחות דעת, תקבל תמונה מציאותית של מה שאתה צריך לעשות ומה הזמן שלך יהיה בילה על, מה שאומר שאתה יכול לתכנן את היום בצורה יעילה יותר.
9. לתכנן את הזמן להכנת שיחות ופגישות הקרובה.
ודאי איחרת לפגישהבשל העובדה כי לא סיפקת מספיק זמן על הכביש ואת הופעתה של תקלות. תזמון זמן ההכנה בלוח השנה שלך, אתה להיפטר של מתח, אם ישירות לפני הצורך להבין מסלול או לחפש את מספר הטלפון בזמן יש צורך להתקשר ללקוח. תכנון זמן על הכביש, לברר את לוח הזמנים המדויק ולאפשר ליירט את הנתיב של כוס קפה.
10. לוח הזמנים במהלך היום עבור משימות בלתי צפויות בנסיבות.
כמה פעמים הדברים שלך משתבשים? כל יום, פעם בשבוע? ספק בלוח הזמנים שלך זמן לנסיבות בלתי צפויות, ואם הם לא מופיעים, אתה תמיד יכול להשתמש בו כדי לבצע עבודה אחרת. ניתוח כמה זמן במהלך היום הולך לשיחות לא מתוכננות או מעברי, ולתזמן אותו בלוח הזמנים שלך. סביר להניח, תחילה תוכלו להעריך יתר או לזלזל בזמן שאתה צריך, אבל עם ניסיון הדיוק של האומדן שלך יגדל.
11. לפתח את הרגל התכנון.
ברגע שיש לך משימה חדשה, מידכמו כן, לשים את זה על לוח הזמנים שלך. אם מסיבה כלשהי זה לא אפשרי, רשמו פתק, טלפון חכם, טאבלט או כל מכשיר אחר שבו אתם משתמשים. כניסה מיידית של המשימה ללוח הזמנים, ראשית, מבטלת את הצורך לזכור מה אתה צריך לעשות, ושנית, לא כולל את האפשרות שזה יישאר לא פתור.
אם אתה צריך לפקח באופן קבועבקשות או לארגן פגישות, לספק להם על לוח השנה זמן במשך שבוע, ולאחר מכן פשוט להוסיף פריטים המרווח שצוין. בלוח שנה אלקטרוני, לדוגמה, ב- Outlook, באפשרותך להציב פריטים אלה בקטע ההערות. ביומן הנייר, שבו אין מקום לכל הפריטים, ניתן להגדיר אותם כרשימה נפרדת, קשורה לאורך זמן נתון.
12. השתמש רק בלוח שנה אחד לתכנון העבודה ולכל שאר הנושאים.
כשמדובר בחיים שלך, בין עבודה לפנאי לא צריך להיות מחולק. תחומים אלה של החיים שלך הם השתקפות של איך אתה מנהל את הזמן שלך. באמצעות שני לוחות שנה, אתה להפיג את תשומת הלב שלך ולהקשות לשלוט על הזמן.
13. השתמש בשיטת התא.
העיקרון שלה הוא לחלקיום עבור מספר מרווחי זמן גדולים. היעילות המקסימלית מסופקת על ידי מקטעים של לא פחות משעה וחצי. מספר תאים כאלה יכול לנוע בין שלושה לשש. הפשוטה ביותר היא יום המורכב משלושה תאים המתאימים לתקופות הבוקר, אחר הצהריים והערב.
מרווחי זמן הם לא יותר מאשר גושי הישגים, או זמן שבו אתה תהיה עוסקת בעניינים החשובים ביותר.
תא אחד אינו מניח שכןרק משימה אחת. ניתן לתזמן עבור כל תקופה זו מספר מקרים. לדוגמה, אם הגודל של תא הבוקר שלך הוא שלוש שעות, תוכל לתזמן ארבע משימות של 15 דקות ושתי שעות בתוכה. לשלב כמה משימות קטנות לתוך בלוקים של 30 דקות או, אפילו טוב יותר, לשים אותם בתאי שעה.
הרגשנו עסוקים בנומשימות קטנות, בלוקים גדולים לתרום להיווצרות של תוכניות מתחשב ולתת את הרושם כי השגנו את המטרה שלנו. נסו לא למלא את התאים עם משימות שגרתיות או לא יצרניים. אם אתה צריך הרבה זמן לעניינים מינהליים, ליצור תא נפרד עבורם. אתה חייב להיות פרודוקטיבי, לא עסוק. ואל תשכחו לסכם את סוף כל מרווח.
מבנה התאים יעזור לך לעשות את השימוש היעיל ביותר של הזמן המוקצב במקרים המתוכננים. בתא, אתה צריך לעשות משהו שהוא באמת חשוב לך.
תא, או ערב להרפיה;
תא, או תאריך לתאריך;
תא, או ערב המוקדש לצמיחה אישית או למידה;
תא, או ערב המוקדש לילדים ולמשפחה;
תא לתקשורת;
תא לעבודה מאוחר;
תא ללכת לקולנוע;
התא תמיכה.
14. השתמש הזמן הפנוי שלך בחוכמה.
כאשר מסתכלים על התאים, אתה מקבל מושג עלכמה יש לך זמן פנוי. כל אחד מחמשת ערבי העבודה נותן לך שלוש עד שש שעות של זמן פנוי. השעה חמש-עשרה עד שלושים שעות בשבוע. אתה יכול להוציא אותם על משהו: להירגע, להתרועע עם משפחה וילדים, לסעוד במסעדה, ללכת לקולנוע. אם תוסיפו להם את סוף השבוע (זה עוד שלושים ושש שעות, או שש - שתים עשרה תאים נוספים), אז תקבלו חמישים עד שבעים ושש שעות פנוי בשבוע! זה הזמן שלך ליישם מגוון פרויקטים - למשל, ללמוד שפה זרה, לכתוב ספר וכו '.
השתמש בעצות אלו ותוכל לעשות זאתלשפר באופן משמעותי את הפרודוקטיביות שלהם, לשמור על שקט נפשי, קל יותר לשלוט על חייהם ולקבל יותר זמן פנוי עבור עצמם ואת יקיריהם!
